Thay Đổi Tên Công Ty Trên Hoá Đơn Điện Tử

THAY ĐỔI TÊN CÔNG TY TRÊN HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

Chào luật sư, tôi có thành lập một doanh nghiệp nhỏ và đã tiến hành đổi tên trên giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên hiện tại tôi đã tiến hành đổi tên trên giấy phép doanh nghiệp, và hiện tại tôi vẫn chưa cập nhật tên trên hoá đơn điện tử. Cho tôi hỏi, tôi cần làm gì để có thể đổi được tên trên hoá đơn điện tử ạ, tôi xin cảm ơn.

Chào bạn, cảm ơn bạn đã quan tâm và gửi câu hỏi đến cho Hãng luật Lê Phong chúng tôi. Đổi tên doanh nghiệp luôn là sự lựa chọn hợp lý khi kinh doanh gặp khó khăn, tuy nhiên việc thay đổi tên trên giấy phép kinh doanh ra thì bạn cần thực hiện thủ tục thay đổi cả trên hoá đơn điện tử. Đồng thời, những nội dung này phải được ghi nhận chính xác trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy chứng nhận đầu tư. Vì vậy để có thể trả lời câu hỏi này của bạn đọc một cách chi tiết và rõ ràng nhất, chúng tôi mời bạn đọc theo dõi bài viết “Thay đổi tên trên hóa đơn điện tử” để có câu trả lời chi tiết nhất.

Thay Đổi Tên Công Ty Trên Hoá Đơn Điện Tử

Theo quy định tại khoản 4, điều 15, nghị định 123/2020/NĐ-CP “4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.”

Như vậy, doanh nghiệp chỉ gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế 1 lần duy nhất, khi phát sinh các tình huống dẫn đến thay đổi bất cứ thông tin nào đã có trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT đã nộp cơ quan thuế trước đó, doanh nghiệp đều cần phải thực hiện lập tờ khai đăng ký sử dụng/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan thuế với lựa chọn là Thay đổi. Bao gồm các thông tin sau:

·         Thông tin người nộp thuế

·         Tên người nộp thuế

·         Mã số thuế

·         Người liên hệ

·         Điện thoại liên hệ

·         Địa chỉ liên hệ

·         Thư điện tử

·         Chứng thư số sử dụng để ký tờ khai, hóa đơn

·         Cơ quan thuế quản lý

·         Hình thức hóa đơn

·         Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử

·         Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

·         Loại hóa đơn

Địa chỉ của doanh nghiệp là một trong những thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Địa chỉ công ty vừa để khai báo vị trí doanh nghiệp vừa là thông tin có mối quan hệ mật thiết với cơ quan thuế phụ trách tại địa phương doanh nghiệp hoạt động. Theo đó khi thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện pháp lý của một hóa đơn điện tử. Có 2 trường hợp xảy ra khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử đó là:

Trường hợp 1: Thay đổi tên/ địa chỉ công ty nhưng không thay đổi Cơ quan thuế quản lý

Trường hợp 2: Thay đổi tên/ địa chỉ công ty dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý

Với mỗi trường hợp trên thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi chỉ công ty thì doanh nghiệp phải gửi hồ sơ thông báo đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ nơi doanh nghiệp chuyển đến.

Thay Đổi Tên, Địa Chỉ Công Ty Nhưng Không Thay Đổi Cơ Quan Thuế Quản Lý

Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục những số hóa đơn giá trị gia tăng chưa sử dụng hết, thì tùy thuộc vào yêu cầu của từng Cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1. Cơ quan thuế yêu cầu làm Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn

Để điều chỉnh tên công ty, địa chỉ trụ sở hoặc các thông tin khác trên mẫu hóa đơn (website, email, số điện thoại, thông tin tài khoản ngân hàng….), doanh nghiệp theo các bước sau:

Bước 1: Lập Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC trên phần mềm HTKK (hoặc Lập thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn tại Thông báo phát hành hóa đơn trên phầm mềm hóa đơn của doanh nghiệp) và online trên trang ”https://thuedientu.gdt.gov.vn/”

Bước 2: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy pháp sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ

Bước 3: Sau 2 ngày, doanh nghiệp kiểm tra xem thông báo đã được Cơ quan thuế quản lý chấp nhận hay chưa tại đường link: ”http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/” Nếu cơ quan thuế chưa chấp nhận thì doanh nghiệp cần liên hệ Cơ quan thuế để được hướng dẫn.

Bước 4: Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp vào mục Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” là có thể xuất hóa đơn điện tử. Nếu không thao tác được, doanh nghiệp có thể liên hệ nhà cung cấp hóa đơn để được hỗ trợ.

Cách 2. Cơ quan thuế yêu cầu thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử mới

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp làm thủ tục hủy các số hóa đơn còn chưa sử dụng hết, sau đó thực hiện phát hành lại các số này. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thông báo với nhà cung cấp hóa đơn trước về trường hợp này. 

Thay Đổi Tên, Địa Chỉ Công Ty Dẫn Đến Thay Đổi Cơ Quan Thuế Quản Lý

Đối với trường hợp thay đổi tên, địa chỉ công ty trên hóa đơn đồng thời thay đổi luôn Cơ quan quản lý thuế, nếu doanh nghiệp muốn mang những số hóa đơn cũ chưa sử dụng hết sang quận/ huyện/ tỉnh/ thành phố mới để sử dụng. Doanh nghiệp phải làm như sau:

Bước 1 – Tại cơ quan thuế nơi chuyến đi: Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại đính kèm mẫu 3.10 hoặc mẫu 3.12 (tùy quận/ huyện) (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu nộp)

Bước 2 – Tại cơ quan thuế nơi chuyến đến: Nộp mẫu TB04/AC – thông báo điều thông tin hóa đơn và mẫu BK01/AC – bảng kê hóa đơn chuyển đi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trước khi xuất hóa đơn tại quận/ huyện/ tỉnh mới.

Bước 3: Cập nhật lại tên, địa chỉ công ty trên giấy phép sử dụng của phần mềm và mẫu hóa đơn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thử tự thực hiện trên phần mềm hóa đơn hoặc liên hệ nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ.

Bước 4: 2 ngày sau khi nộp thông báo lên cơ quan thuế nơi chuyển đến, doanh nghiệp kiểm tra tình trạng thông báo tại đường link: “http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn” xem đã được cơ quan thuế chấp nhận hay chưa. Nếu chưa thì tiếp tục liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.

Bước 5: Sau khi nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp vào Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm, chỉnh trạng thái “Đã có hiệu lực” để sử dụng hóa đơn.

Trường hợp thay đổi địa chỉ khác quận, khác tỉnh dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế, đối với những số hóa đơn đã phát hành nhưng không có nhu cầu sử dụng nữa, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn tương tự như trên và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý hiện tại (chọn kỳ báo cáo từ ngày đầu quý tới ngày nộp) cho Cơ quan thuế tại nơi chuyển đi.

Vì vậy, việc đổi tên trên hoá đơn điện tử khi cập nhật trên đăng ký kinh doanh khá là phức tạp và khó khăn khi nó còn phát sinh nghĩa vụ đối với nhiều cơ quan như cơ quan thuế. Chính vì thế để có thể thực hiện thủ tục này. Bạn cần liên hệ với đơn vị tổ chức có thẩm quyền như hãng luật Lê Phong để thực hiện thủ tục thay đổi tên trên hoá đơn điện tử nhé.

Mức Xử Phạt Vi Phạm Hành Chính Về Phát Hành Hóa Đơn 

Theo quy định tại Điều 23 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm quy định về phát hành hóa đơn sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: 

Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới.

Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến co quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 10 ngày đến 20 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.

Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: 

Lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung theo quy định đã được cơ quan thuế phát hiện và có văn bản thông báo cho tổ chức, cá nhân biết để điều chỉnh nhưng tổ chức, cá nhân chưa điều chỉnh mà đã lập hóa đơn giao cho khách hàng

Không niêm yết thông báo phát hành hóa đơn theo đúng quy định

Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc khi thay đổi tên quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới

Nộp bảng kê hóa đơn chưa sử dụng đến cơ quan thuế nơi chuyển đến khi thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp quá thời hạn từ 21 ngày trở lên, kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.

3. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng đối với hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định.

Làm Thông Báo Hủy Hóa Đơn Điện Tử Nếu Không Sử Dụng Nữa

Nếu sau khi thay đổi tên hoặc địa chỉ đăng ký kinh doanh, nếu doanh nghiệp không muốn hủy các số hóa đơn còn lại, không sử dụng nữa thì phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo một trình tự như sau:

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Chủ doanh nghiệp ra quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn bao gồm: đại diện Ban lãnh đạo công ty (Giám đốc/Tổng giám đốc) và đại diện bộ phận kế toán.

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

 Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy phải ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số lương hóa đơn hủy (từ số….. đến số……) theo quy định.

 Bảng kiểm kê hóa đơn cần phải hủy có đầy đủ chữ ký của Hội đồng hủy hóa đơn.

Bước 3: Tiến hành lập Biên bản hủy hóa đơn

Biên bản hủy hóa đơn phải ghi rõ những thông tin của hóa đơn hủy như:

-Loại hóa đơn, mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy từ số…. đến số….

-Hình thức hủy hóa đơn (hủy trên phần mềm đối với hóa đơn điện tử)

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành lập Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC (doanh nghiệp lập mẫu trên phần mềm HTKK) nộp tới Cơ quan thuế bằng chữ ký số trong vòng 5 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ hủy hóa đơn tại nội bộ công ty.

KHUYẾN NGHỊ

Hãng Luật Lê Phong là đơn vị pháp lý đáng tin cậy, những năm qua luôn nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của quý khách hàng. Với vấn đề sửa giấy khai sinh gốc ở đâu chúng tôi cung cấp hỗ trợ pháp lý đổi tên giấy khai sinh. Hãng Luật Lê Phong luôn hỗ trợ mọi thắc mắc, loại bỏ các rủi ro pháp lý cho quý khách hàng.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Bài viết trên là toàn bộ thông tin về vấn đề “Thay đổi tên trên hóa đơn điện tử” ở đâu mà Hãng Luật Lê Phong gửi đến bạn đọc. Nếu bạn đọc có quan tâm đến những cơ sở, thông tin pháp lý liên quan đến những vấn đề khác như Đổi tên khai sinh có phải làm lại bằng đại học,… vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0979 629 640 để nhận được tư vấn pháp lý nhanh chóng và chính xác nhất đến từ đội ngũ Luật sư và các chuyên viên tư vấn pháp lý của chúng tôi.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1.     Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa, dịch vụ từ 01/7/2022.
Trước đó, Bộ Tài chính cũng đã có lộ trình thì điểm áp dụng hóa đơn điện tử tại các tỉnh, thành phố theo 02 giai đoạn:
– Giai đoạn 1: Áp dụng tại 06 tỉnh, thành phố từ tháng 11/2021: Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Phú Thọ, Quảng Ninh, Hải Phòng, Bình Định (theo Công văn 10847/BTC-TCT của Bộ Tài chính)
– Giai đoạn 2: Áp dụng tại 57 tỉnh, thành phố còn lại từ 4/2022 (theo Quyết định số 206/QĐ-BTC của Bộ tài chính)

2.                 Xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên hoặc địa chỉ công ty như thế nào?

Có 3 cách xử lý hóa đơn điện tử khi thay đổi tên, địa chỉ công ty:
– Hủy các số hóa đơn điện tử còn lại nếu doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng.
– Làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn để tiếp tục sử dụng.
– Hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện phát hành lại các số hóa đơn đó.